Att äga sin tid

1 september, 2017 Lämna en kommentar

Skrev för någon vecka sedan om uppstarten av hösten efter semester och att fylla sin kalender. Tankarna har snurrat vidare och jag hamnar tillbaka till om vi själva äger vår tid eller om vi är offer för andras bestämmande och påverkan. Är det så att jag äger min tid  eller gör andra det? Vad är det som gör att kalendern blir mer än fylld?

Tänk om det är så att den stora orsaken är, att vi inte riktigt vet vad som är viktigt utan prioriterar allt. Att inte veta VAD som förväntas av mig är frustrerande och gör att det skapas en osäkerhet i vad jag skall prioritera- i denna osäkerhet tackar jag ja till allt med den effekten att jag blir frustrerad och stressad.

Digitalisering i all ära – jo jag gillar min iPad och Iphone – underbara redskap – men jag klarar inte den digitala kalendern och har funderat en del på det och har kommit fram till att det handlar till del om målen eller syftet missas. Detta fick mig att springa ut i förrådet och damma av ett av mina ”äldre” kalender system som jag hade under ett antal år – en time manager. Säga vad man vill,  men dessa Danskar har gjort ett genialt arbetsredskap allt i syfte att öka resultatet.

Satte mig och bläddrade i den och konstaterade att kanske ligger den mer rätt i tiden nu 2017 än någonsin från starten 1975 och under 1980 och 1990-talet. För att fullt ut kunna använda kalendern är tanken att allt som skall göras har ett syfte och mål som det utgår från med andra ord jag är tvungen att sätta mig ner och börja fundera på ”vad vill jag få ut av tillvaron” När satt du ner och funderade på dina personlig mål avseende, hälsan, utbildning, arbete, ekonomi, relationer, livsåskådning, hur du använder din tid eller andra viktiga områden.

När de övergripande målen är på plats är det dags för att titta på hjärtat i kalendern – Nyckelområdena! Detta är ett resultatverktyg där rubrikerna talar om inom vilka områden som resultat skall nås tex försäljning. När nyckelområdena är på plats kan dessa i sin tur delas in i olika uppgifter som tidssäte när de skall vara klara. Bara detta enkla gör att jag kan prioritera i högre grad utifrån, vilka uppgifter är viktigast, vilka skall jag göra något åt på kort/lång sikt, kan jag delegera? Uppgifter kan sedan brytas ner i aktiviteter om detta behövs.

I time management filosofin har den disponibla tiden framhävts som den ena av två av människans viktigaste resurser. För att få kontroll och förståelse för den har man i kalenderdelen en speciell uppbyggnad som gör att man får klart för sig ”hur mycket tid har jag disponibel” och hur den tiden skall användas – allt kopplat beslutsunderlaget i form av målen och aktiviteterna som skall göras. Detta gör att vi även blir mer resultat orienterade i vår vardag.

Annonser
Kategorier:Ledarskap, Värderingar

”Det tog ett par dagar så var fem veckor uppbokade!”

22 augusti, 2017 Lämna en kommentar


Stod här om dagen och samtalade med föräldrar till min son på en fotbollsplan och pratade om uppstarten efter sommaruppehållet. Samtalet kom kort in på kalender, möten och hur fort vi bokas upp. Detta fick mig att börja reflektera över hur många möten som chefer/ledare ja och även medarbetare går på under en dag eller vecka och vad värdet med alla dessa möten egentligen är – vad leder de till?

Funderar ni någon gång över vilket syfte mötet har? Är det ett beslutsmöte, arbetsmöte inför beslut eller är det är ett informationsmöte eller bara ett möte just in case utifrån ”nog borde jag vara med och bara lyssna”

Är alla dessa möten optimala och produktiva med en hög effektivitet eller upplevs det som att ”jag kanske skulle kunna gjort något annat?” – vilket många ofta gör utifrån att de sitter och skriver på svar på e-post, smsar eller läser, ja kanske tom skriver någon rapport. Jag tror att många av de mötena som genomförs runt om i olika verksamheter handlar om ett försök till att ”förankra” olika saker. Enligt mig så är det även en aktivitet inom ramen för ett ”systemfel” som ofta är kopplat till avsaknaden av tydliga mål eller kanske snarare avsaknaden av förståelse för målen. Är jag då lite osäker i min roll vill jag ha möten som gör att jag får input och och andras synpunkter.

Är det möjligt att i höst börja ett nytt beteende? Inför att du skall hålla ett möte eller gå på ett möte fundera på syftet och målet med mötet dvs vad är det till för och utifrån det ta ställning till om det behövs och vilka som skall eller behöver vara med. Att även och fundera på hur mycket tid som behöver avsättas. Tid är ju ett fenomen vi förhåller oss olika till, om mötet är satt att börja 09:00 börjar mötet då eller är det då jag börjar att gå till mötet? För att ett möte skall upplevas som värdefullt behöver mötet vara förberett och de som kommer behöver även de vara förberedda för att kunna bidra med den kompetens de besitter, vilket in sin tur kräver att de är närvarande. Att vara närvarande handlar inte enbart om den fysiska närvaron utan snarare med den psykiska närvaron som visas genom att jag ser på den som pratar och ställer klargörande frågor mm. Liksom att ett möte börjar på tid skall även ett möte avslutas på tid, detta gör att när syftet och mål med mötet planeras behöver innehållet även beräknas. Å även här som deltagare sitta kvar tiden ut och inte planera nytt möte klockan 10:00 då jag har 5-10 min förflyttning.

 

Det kulturella systemets betydelse och påverkan

11 augusti, 2017 Lämna en kommentar

”Den nya ledningen måste arbeta med kulturen. Ledarskaps- och kulturfrågan i varje organisation är A och O. Intern kontroll låter som redovisningsteknik, men den startar med ledningens ansvar för kulturen”

Citatet är ur DI lördagen den 5 aug utifrån en intervju med Inga-Britt Ahlenius kopplat till händelserna och turerna kring Transportstyrelsen och att informationen kring det som hänt inte nådde ända upp till statsministern.

Det är onekligen spännande kring hur information och avvikande åsikter hanteras som går emot en eller flera nivåer när något är uppenbart fel.

Vad är det då som ledningen har ansvar för när det gäller kulturen?

Till att börja med vill jag på enklaste sätt definiera kulturen som ”det som sitter i väggarna” men att det är mer komplext än så. Låt oss tänka det kulturella  systemet som en box som i sin tur innehåller fyra ”lådor”. I den ena handlar det om vem eller vilka i verksamheten som skulle kunna uppfattas som ”hjältar” eller bär ett informellt ledarskap. Människor som med bara sitt kroppsspråk visar vad som är okej eller inte. En annan låda handlar om de olika symboler som finns, symboler för att tex påvisa status. När jag var anställd på Ericsson så fick vissa chefer hörnrum, hörnrummet kunde ha två plus två fönster eller flera, de kunde vara utrustade med besöksstol, eller en besökssoffa upp till konferensbord. Många organisationer har uppmärkta parkeringsplatser som i sig visar på vem eller vilka som är ”viktiga” Har kunder parkeringen närmast entrén eller är det någon chef – säger något om prioriteringar. Till kulturen kan vi även lägga ritualer, vad är det vi tex firar i verksamheten, är det säljresultat eller när någon slutar? Det handlar om var vi tar beslut, om det är så att ledningsgruppen har beslutat och att alla sluter upp bakom detta eller om det är så att beslut tas ute vid kaffemaskinen och genom allianser. Den fjärde lådan handlar om värderingar, vad är det som är viktigt i organisationen? Detta behöver inte alltid synkronisera med det som ledningen ger uttryck för i bolagets ”officiella” värderingar (grundbultar, ledstjärnor eller vad man nu kallar dem)

Den ”kultur” jag beskriver ovan ”ägs” av organisationen det är det som ”sitter i väggarna” allt som oftast inte uttalat utan ligger där som ”så här gör vi här” inte alltid sunt inte alltid stödjande till de olika strukturer som lednings vill skapa och ha. VILL ledningen skapa en ny organisation eller tydliggöra tex  mål behöver den vara medveten om hur det ”kulturella systemet” fungerar och vilken kraft som finns i den.

Motpolen till det ”kulturella systemet” är det ”strukturella systemet” Det är det system som ledningen ”äger” och kan påverka. Ledningen kan göra vilka organisatoriska förändringar den vill eller skriva vilka utmanande mål som helst eller utse den de tror är en bra ledare men om inte detta stöds av det kulturella systemet havererar allt.

Att arbeta med det kulturella systemet kräver dels medvetenhet om hur systemet fungerar i dag och att värdera vilka delar vi vill ha kvar, dels att som ”ledning” verkligen agera utifrån den ”kultur” man säger sig vilja skapa. I denna process går det inte att ledningen agerar själva utan hela organisationen behöver på olika sätt involveras för att öka möjligheten att förändra kulturen

När erbjudandet är tydligt!

En glädjens dag! Det finns bara en tillverkare av choklad värt att nämna och idag kan ni läsa om Ejes Chokladfabrik (Finns på Facebook med) på Erik Dahlbergsgatan i Stockholm i Dagens Industri . Företaget ägs av familjen Ardebäck sedan slutet av 1980-talet. Så vad har detta med affären, styrelsen eller ledarskapet att göra? Mer eller mindre allt! För det är i det lilla det händer, det är så vanligt att vi bara tar så mycket för givet i det vi gör och inte stannar upp och reflekterar över det som sker. Tex vad är vårt erbjudande? Lätt att tro att på Ejes Chokladfabrik skall det säljas choklad, å så är det förvisso att det skall levereras en vara, men det finns något mer här, i slutet av artikeln läser jag ”Det skall vara en upplevelse att komma in i vår butik. Det är viktigt att man kan leverera det. Därför vill vi inte att andra ska sälja våra produkter – de kanske inte alltid ger den service som vi tycker att våra kunder ska få.” Här är det inte choklad som är det viktigaste även om alla i butiken verkligen älskar sina produkter utan här är mötet och upplevelsen med kunden det som är i centrum.

Jag vågar påstå att många som lämnar den lilla trevliga butiken på Öfvre Östermalm gör det med en upplevelse av att vara de viktigaste kunderna den dagen eller kanske till och med någonsin. detta oaktat om det är någon familjemedlem som jag möter eller någon av medarbetarna. Ejes chokladfabrik har lyckats inte bara med att producera choklad i mästarklass utan även leverera det som man säger – upplevelse till kund.

När det som inte får hända, händer! – hur rustad är du då?

”De två ägarna har de senaste åren byggt upp en organisation som gör att företaget kan fungera utan att de är närvarande hela tiden” Återigen är det ett citat från Dagens Industri (13/6) denna gång om ägarna i Nybetongs förhållningssätt.

Många ägare av bolag har en tendens att verka utifrån att centrera all kunskap och makt till den egna personen. Så vad händer om ägaren eller ägarna får en infarkt, stroke eller förolyckas på annat sätt tex i trafiken? Kommer företaget att stanna upp pga att kunskapen eller kanske till och med befogenheterna har varit kopplade till en person? Dvs en inbyggd hjälplöshet där allt måste vara sanktionerat.

Ett företagsbyggande får inte ske runt ägare eller ägarna i företaget utan behöver ske så att det hela tiden finns andra som kan kliva in i rollen som ”ansvariga” Eller där kulturen är sådan att alla vågar ta intiativ och fatta beslut. Många ägare som är i verksamheten har även en ”självpåtagen” VD roll, men vad är det som säger att just ägaren är den som skall vara VD? Är det denne som har de bästa förutsättningarna eller har det ”bara blivit så?”

Bedrivs verksamheten på flera olika platser är det ofta så att ägaren redan har ”tvingats” till att tänka till hur hen skall organisera sin verksamhet. Att hitta ”rätt” person som leder och bygger verksamheten och även har det mandatet – lokalt – att verka utan att fråga ägaren i alla lägen. Men visst måste det även vara skönt att som ägare veta att om något händer så fungerar det.

Det gick vidare att läsa i DI  att ”Ägarna funderar över hur länge de ska fortsätta, om de ska satsa mer, dra sig tillbaka, eller kanske sälja” Dessa frågeställningar är spännande samtals underlag för hur förväntningarna på ägandet, varandra och även ägarrollen skall hanteras. Inte helt sällan en jobbig och svår fråga att hantera för den i sin tur ger bieffekter som måste hanteras och lösas både på kort och lång sikt. Om en vill göra exit om fem år hur ska då bolaget värderas? hur skall det finansieras, skall en ny ägare tas in eller skall befintliga ägare lösa ut eller ….. Det är kanske en av de viktigaste ägarfrågorna att förbereda för exit så att förutsättningarna är tydliga för alla vilket i sin tur ger förutsättningar för företagets långsiktiga utveckling och överlevnad.

Så så här i sommartid varför inte sätta dig/er ner i lugn och ro och fundera på:

  • Vad vill jag med det här företaget?
  • Hur länge ska jag satsa kraft och energi och hur mycket – till vilket pris?
  • Behövs mer kapital och hur ska detta säkras? Nya ägare?
  • Var är mina styrkor och färdigheter och var behövs komplettering?
  • Hur ska riskerna spridas och hanteras kring mig som ägare?

När alla har funderat passar det bra att genomföra ett gemensamt ägarmöte efter sommaren för att tillsammans skapa en gemensam bild av framtiden

 

 

Sociala medier – till vadå?

”Var fjärde chef anser att sociala medier är oviktiga. Med ett undantag – Linkedin”.

Läste med viss förvåning en artikel som publicerades på tidningen Chefs webbsida den 30/5. Finns det 2017 fortfarande en attityd hos människor att ”Internet är en snart övergående fluga!” Men är det ändå inte läge att vakna ur dvalan och börja agera, ta initiativ och påvisa lite drivkraft även i den digitala världen. Vi måste inse att information och tillgängligheten med internets hjälp är här för att stanna och att utvecklingen av system och olika funktioner ökar. Att vara med och se möjligheterna med detta är och kommer vara en framgångsfaktor nu och i framtidens hur vi utövar ledarskapet. Jag är så övertygad att vi behöver fundera på hur vi som chefer och ledare använder dessa olika verktyg. Om du rannsakar dig själv så är det nog ändå så att ”Det är på sociala medier som vi tar köpbeslut, hittar inspiration, blir utsatta för varumärken”.

Ledarskap handlar om vår förmåga att skapa relationer med andra människor, med hjälp av Facebook har jag återknutit en mängd ”gamla” kontakter och återskapat relationer från förr. Visst brottas jag med hur jag tex ska använda fackebook, till mina ”privata” vänner och kamrater vs Linkedin till mina ”affärskontakter” Oavsett hur jag väljer att se på dessa verktyg så är de ledarskapsverktyg som vi behöver kunna hantera och använda på ett helt annat annat sätt i framtiden än vad vi gör idag.

Det handlar om att synliggöra, att uppmärksamma och uppskatta individuella prestationer så att människor får en upplevelser av att vara sedda – betydelsefulla, kompetenta och uppskattade. När människor har den upplevelsen eller känslan finns grunden för att prestera bättre och ta ansvar för resultat och utveckling.

 

 

Föredöme i att vara ledare

Jag råkade i går överhöra ett samtal mellan en god vän som i sin tur träffade en bekant vilken berättade om en situation som inträffade på veterandagen i måndags. Efter lite letande på nätet har jag hittat berättelsen och har tagit mig friheten att kopiera följande text.

UNEF Veteranen Sture som skulle få medalj under dagen blev fördröjd på tåget från Boden. Han skulle varit framme kl 9 imorse men anlände kring 20. Sture anländer när festen snart är slut. Alla potentater har lämnat. ÖB får höra om det, vänder bilen och ansluter, räcker över medaljen personligen, bjuder på en öl i baren, pratar LÄNGE på tu man hand. Tar en privat vända till monumentet och båda ser ut att ha en riktigt trevlig stund. RESPEKT!” (Text från Mattias Albertsson)

Ur ett ledarperspektiv är detta ett otroligt spännande exempel på tillämpningen av utvecklande ledarskap (UL) med fokus på att vara föredöme, att ta ett personligt ansvar och även i praktiken visa på att tillämpa egna och organisatoriska värderingar. Det är även exempel på personlig omtanke. Men vad som också händer i detta är att ÖB i detta även sänder en signal ut i omvärlden att denna person just i denna situation är viktig och betydelsefull och det är inte helt osannolikt att även veteranen Sture i den situationen upplevde det samma.

Som chef och ledare är det inte bara viktigt att se sina medarbetare utan även uppmärksamma och uppskatta de insatser de gör och det resultat de är med och skapar och att göra det på olika sätt och former